Whistle Blowing System &Kontrol Gratifikasi
Whistle Blowing System (WBS)
Untuk menerapkan prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik, WIKA Beton telah berkomitmen untuk membangun Whistleblowing System yang berfungsi sebagai alat pencegahan, pengungkapan pelanggaran atau penipuan di lingkungan Perusahaan sebagaimana tertuang dalam Instruksi Kerja Prosedur Pelanggaran Kode Etik (Whistle Blowing System ) No. WB-GCG-PS-02 tanggal 03 September 2018.
Perusahaan telah memiliki Whistleblowing System yang berfungsi sebagai pencegahan deep facility
Penyuapan
Penyalahgunaan Wewenang
Kode Etik &Harrasment
Efektivitas penerapan whistleblowing system (WBS) juga menjadi perhatian utama Dewan Komisaris dan Direksi Perseroan. Perseroan memiliki Whistleblowing System yang berfungsi sebagai sarana pencegahan, pengungkapan pelanggaran atau tindakan penipuan di lingkungan Perseroan, antara lain Insider Trading, Fraud, Money Laundrying, Anti Bribery and Corruption (ABC), diskriminasi dan penyimpangan lainnya. Perseroan telah mengembangkan mekanisme Whistleblowing System (WBS) yang memiliki media pengaduan yaitu melalui email khusus melalui https://wbs.wika-beton.co.id/ dan pembentukan pihak khusus untuk menangani pengaduan. Terkait penanganan pengaduan, Tim Kepatuhan dan/atau Fungsi Kepatuhan Anti Suap telah melakukan seleksi, konfirmasi (dari aspek kategori jenis pelanggaran, siapa yang melakukannya dan kelengkapan dokumen) dan verifikasi, serta memutuskan apakah laporan akan ditindaklanjuti atau diarsipkan. Dewan Komisaris dan Direksi memberikan arahan agar efektivitas penerapan WBS terus ditingkatkan.
Penyampaian Laporan Pelanggaran
Setiap pegawai WIKA Beton dapat menyampaikan laporan terkait dugaan pelanggaran Code of Conduct kepada Perusahaan melalui https://wbs.wika-beton.co.id/. Tim Kepatuhan akan menerima dan menindaklanjuti pengaduan tersebut namun ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan harus diperhatikan:
Direksi membentuk dan menetapkan Tim Kepatuhan, FKAP dan Dewan Kehormatan Pegawai. Tim Kepatuhan, FKAP dan Dewan Kehormatan Pegawai akan diberikan perlindungan yang sama dengan Pelapor. Perlindungan terhadap pembalasan, tekanan, ancaman baik secara fisik, psikis, administratif maupun tuntutan hukum.
Setiap identitas pelapor dan bahan laporan harus dirahasiakan dan diberikan perlindungan kerahasiaan identitas pelapor dan bahan laporan sesuai dengan mekanisme perlindungan kerahasiaan dan akan diberikan sanksi bagi yang membocorkan identitas pelapor dan bahan laporan.
Penggunaan surat kaleng (anonymous letter) akan diperlakukan sebagai informasi awal dimana tindak lanjutnya akan tergantung pada tingkat kepercayaan Tim Compliance dan FKAP terhadap kebenaran substansi permasalahan yang dilaporkan.
Direksi dan manajemen perusahaan wajib memberikan perlindungan, termasuk kekebalan administratif kepada pelapor terhadap pembalasan, tekanan, atau ancaman baik secara fisik, psikologis, administratif, perlindungan karir atau tuntutan hukum.
Setiap laporan pelanggaran dan atau penyimpangan harus memenuhi ketidakberpihakan suku, ras, agama dan golongan serta tidak bersifat fitnah dan atau laporan palsu.
Gratification
Gratifikasi adalah pemberian/penerimaan uang/sejenis uang, barang, diskon, komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan cuma-cuma, dan fasilitas lain dalam jumlah berapa pun, baik yang diterima di dalam negeri maupun di luar negeri, dan dilakukan dengan sarana elektronik maupun tanpa sarana elektronik oleh Insan WIKA Beton terkait dengan kewenangan/kedudukannya di Perusahaan, sehingga dapat menimbulkan benturan kepentingan di kemudian hari. Pengendalian Gratifikasi di WIKA telah diatur dalam No. Dok: WIKA-GCG-IK-02.02 Rev 00 Amd 04 tentang Petunjuk Kerja Pengendalian Gratifikasi tanggal 11 Januari 2023.
Limitation Regarding Allowed Gifts
Pemberian hadiah/cinderamata dan/atau jamuan makan dan/atau hiburan diperbolehkan sepanjang pemberian itu dimaksudkan untuk membina hubungan baik dalam batas-batas kewajaran dan memperhatikan hubungan yang sederajat (seperti antara sahabat dan tetangga), dengan saling menghargai. menghormati dan tidak bermaksud menyogok pihak yang bersangkutan dengan maksud memberikan sesuatu kepada perusahaan yang secara hukum bukan merupakan hak perusahaan dan frekuensi pemberian tersebut tidak boleh terlalu sering sehingga menimbulkan anggapan seseorang bermaksud sesuatu untuk pemberian tersebut.
Hadiah/cinderamata berupa barang yang dimaksudkan untuk promosi Perusahaan harus menggunakan logo Perusahaan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari barang yang bersangkutan (logo Perusahaan pada barang tidak dapat dihilangkan).
Pemberian honorarium rapat kepada Pihak Ketiga, diperbolehkan sebagai penghargaan atas sumbangsih pemikiran dan keahlian yang telah diberikan kepada perusahaan atas undangan resmi perusahaan, dengan ketentuan pemberian honorarium tersebut tidak dilarang dalam kode etik atau peraturan internal Badan Pihak Ketiga.
Setiap hibah yang diberikan, harus dicatat dengan formulir yang telah diisi oleh pegawai yang bersangkutan sebagai pihak pemberi dan diketahui oleh atasan langsung dan Sekretaris Perusahaan.